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Comment rédiger un cahier des charges ?

Tu as un projet de création de site internet ? Vitrine ou e-commerce peu importe. Tu dois sûrement avoir pleins d’idées en tête mais maintenant, il va falloir les organiser pour mener à bien ton projet. Comment ? Grâce au cahier des charges évidemment 😉

Dans cet article, nous allons t’expliquer en quoi consiste un cahier des charges et comment le rédiger.

C'est quoi un cahier des charges ?

Un cahier des charges est tout simplement un document qui définit précisément les points importants à respecter pour la réalisation de ton projet de création de site internet.

Grâce à ce document, l’agence web en charge de ton projet pourra cerner tes attentes précises et te proposera une prestation adaptée à tes besoins.

De plus, il permet d’éviter tout malentendu entre toi et ton prestataire avant, pendant et après la réalisation de ton site web.

Est-ce obligatoire ?

En soit, non ce n’est pas obligatoire, cependant c’est vivement recommandé voir quasiment indispensable ! Pourquoi ? Tout simplement car ça t’obliges à poser ton projet sur le papier, de faire le point sur tes besoins, tes envies et par conséquent, de savoir où tu souhaites aller. Pour l’agence web qui t’accompagnera, ce document est essentiel pour satisfaire tes demandes.

Le contenu

Tout d’abord, reprenons les bases : à quoi sert un site internet ? Nous n’allons pas énumérer tous les avantages qu’un site web peut apporter à ton entreprise mais abordons les principaux :

Présentation de l’entreprise

La première étape est de présenter ton entreprise en précisant la date de création, le nom des fondateurs, le nombre de salariés, ta mission, etc.

Penses à décrire précisément ton activité. Plus tu donneras d’informations, mieux l’agence web pourra te conseiller et t’accompagner dans ton projet.

Présentation du projet

Commence par décrire le contexte actuel : qu’est-ce qui t’amène à mettre en place ce projet ? Quels sont les problèmes que tu souhaites résoudre ? (exemple : je n’arrive pas à me faire connaître en dehors de ma ville, mes prospects ne croient pas en ma légitimité car je n’ai pas de site internet, …)

Décris les objectifs de ton site. Est-ce que tu souhaites avoir plus de visibilité ? Combien de visites souhaites-tu avoir par jour ou par mois ? Combien de demande de contact aimerais-tu avoir depuis ton site ? As-tu un objectif de CA ?

Pour atteindre tes objectifs et créer un site qui convertit le plus d’internautes en clients, spécifies quelle est ta cible. Tu peux pour ça présenter le personas de ton client idéal : tu dois être le plus précis possible.

Description de tes produits / Services : encore une fois, sois le plus précis possible. Présente chaque service ou catégorie de produit que tu souhaites mettre en avant sur ton site. Et pour chacun d’entre eux, tu peux donner leurs avantages.

Analyse l’existant : est-ce que tu as déjà un site internet ? As-tu déjà un nom de domaine ? Un hébergement ? As-tu des ressources en interne tel qu’un graphiste, un webmaster, … ?

Toutes ces informations là vont permettre à l’agence de communication de te faire une proposition sur mesure.

Design & ergonomie

Pour concevoir un site web à votre image, l’agence web ou le freelance aura besoin d’avoir en sa possession les codes de ta charte graphique. Ajoute tous les éléments dans le cahier des charges : logo, couleurs, typographies, éléments graphiques, …

Et si tu n’as pas d’identité visuelle de définie, tu peux toujours nous contacter !

Maquettes de site. Peut-être as-tu déjà réfléchi à la disposition du contenu dans tes pages (ou peut-être au moins la page d’accueil). Si c’est le cas, alors ajoute un croquis, un schéma, une wireframe des maquettes que tu as réalisées. On te rassure, ce n’est pas obligatoire. Généralement, beaucoup de créateur de site internet te proposeront la conception des maquettes, donc si tu n’en as pas, don’t panic ! En revanche, tu peux ajouter un lien vers des sites que tu apprécies en expliquant ce que tu aimes précisément : exemple l’animation, la disposition des blocs, la taille des photos, etc.

Définis l’arborescence. Il s’agit ici de lister les pages dont tu vas avoir besoin sur ton site et de les organiser par catégorie. Tu peux le faire via des outils en ligne gratuit comme Gloomaps par exemple.

Par exemple, voici une arborescence type :

Aspects techniques

Là on va peut-être commencer à te perdre, mais promis nous allons tout t’expliquer.

Nom de domaine, hébergement et email :
Si tu as déjà un nom de domaine et un hébergement, renseigne toutes les informations les concernant. Sinon, indique le nom de domaine (c’est-à-dire l’url de ton site : www.exemple.fr) que tu aimerais avoir en précisant bien l’extension (.fr, .com, .eu, …). Attention, il est recommandé de vérifier au préalable que ce nom de domaine est disponible. Mais l’agence web pourra faire cette vérification pour toi.

En ce qui concerne l’hébergement, tu devras indiquer si c’est toi qui gères ton hébergement ou si c’est à l’agence de s’en occuper. Dans le premier cas, tu devras mettre à disposition du créateur du site un accès pour qu’il puisse le mettre en ligne.

Email : si tu disposes d’un nom de domaine, tu as surement déjà quelques adresses emails de créer. Si ce n’est pas le cas, liste celles que l’agence devra te créer.

Exemple : contact@entreprise.fr , sav@entreprise.fr , comptabilite@entreprise.fr , …

Caractéristiques techniques

Place maintenant à l’une des parties les plus importantes. Tu vas devoir indiquer quelles sont les fonctionnalités dont tu as besoin en n’en oubliant aucune (c’est la toute la difficulté parfois 😉). As-tu besoin …

– d’un formulaire de contact ?
– d’un module d’envoi de newsletter ?
– d’un espace membre ?
– d’un forum ?
– d’un site multilingue ?
– de l’intégration de tes réseaux sociaux ?
– d’un système d’achat en ligne ?
– d’un développement sur mesure ?

Bref, sois le plus précis possible !

Back office

Ne prends pas peur en voyant ce terme, il désigne simplement la partie immergée de ton site web, la partie d’administration, celle à partir de laquelle tu vas pouvoir modifier votre contenu.

Dans cette partie, tu dois simplement spécifier si tu souhaites y avoir accès (autrement dit, est-ce que tu souhaites modifier ton contenu vous-même).

Tu peux également spécifier quelles personnes peuvent avoir accès au back office et qu’est-ce qu’elles pourront y faire afin de leur créer un accès limité.

Maintenance

Une fois ton site internet mis en ligne, tu n’es pas sans savoir qu’il faut effectuer des mises à jours et sauvegardes très régulièrement.

Indique si tu souhaites le faire toi-même ou bien si tu préféres déléguer cette partie à l’agence qui créée ton site.

Si tu as des attentes particulières comme par exemple sauvegarder l’ensemble de ton site tous les jours ou toutes les heures, penses à l’indiquer ici.

Évolution du site

Prévois-tu que ton site évolue dans les mois, années à venir ? Tu peux par exemple vouloir créer un site vitrine puis quelques mois plus tard, en voyant que tu as le trafic espéré, vouloir développer une partie boutique en ligne. A ce moment là, ton prestataire doit avoir connaissance de cette information car elle aura un impact sur le choix de l’hébergement.

Besoins supplémentaires

Spécifies les besoins additionnels dont tu auras besoin pour mener à bien ce projet. Il peut s’agir de la création d’une identité visuelle complète, d’un accompagnement dans la mise en place d’une campagne de publicité payante (comme Google Adwords) ou bien des conseils pour l’optimisation de tes contenus en vue d’une stratégie SEO.

Livrables

Ton agence de communication (ou tout autre prestataire) devra te fournir les éléments suivants :

– L’arborescence du site
– Le planning de la réalisation de ton projet
– Les identifiants pour accéder à ta console d’administration du site

Informations supplémentaires

Ce n’est pas obligatoire mais tu peux indiquer quel est le budget que tu souhaites allouer à la conception de ton site internet. Cele permettra à l’agence web de te faire une proposition raisonnable. Attention cependant si tu fixes un budget trop bas, toutes les fonctionnalités demandées peuvent ne pas être réalisées par l’agence.